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2022上半年信息系统项目管理师采购管理论文范文(2)

2022年05月13日来源:信管网 作者:cnitpm

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论信息系统项目的采购管理

【摘要】

2019年5月,我作为项目经理参与了xx省xx国有纺织企业销售erp信息系统的开发建设工作,该项目总投资180万元人民币,建设工期为6个月。通过该项目的建设,利用信息化技术手段,解决了该国有纺织企业销售系统内部管理不畅,管理手段落后等问题,实现了企业内部销售合同审批、在线订单、产销存实时监控、多维度立体化销售数据分析等方面的功能。该项目于2019年10月底通过了业主方的验收,赢得了用户好评。本文结合作者的实际经验,以该项目为例,讨论了信息系统项目建设过程中的采购管理,主要从规划采购、实施采购、控制采购、结束采购几个方面进行了阐述。

【正文】

2019年5月,我作为项目经理参与了xx省xx国有纺织企业销售erp信息系统的开发建设工作,该项目总投资180万元人民币,建设工期为6个月。通过该项目的建设,利用信息化技术手段,解决了该国有纺织企业销售系统内部管理不畅,管理手段落后等问题,实现了以下功能:(1)在业务运行过程中,以销售合同为主线,从合同签订到订单执行完毕的业务流程全过程的在线处理,切实提高了该企业销售业务运营效率。(2)实现了客户下单在线处理。(3)产销存全过程实时在线,使各相关领导能够对生产、仓储、销售全过程运行情况及时掌握。(4)为领导层实现了多维度、立体化的数据分析与展现,使领导层能够更加准确、及时的对业务战略方向做出指导。考虑到软件的易用性和可移植性,整个产品以业内知名的k3/cloud为核心进行定制开发,业务架构上贯穿流程驱动与角色驱动思想,采用三层C/S体系结构,Oracle11g数据库,采用JAVA编程语言,支持各类平台的接口。 由于本项目的顺利上线涉及到业务的考核,本项目涉及到的库存扫码系统外包给其他公司,因此,项目的采购管理非常重要。在本项目中,我作为项目经理除了对其余管理领域进行了恪尽职守的管理外,特别对项目的采购管理从如下几个方面进行了管理。

3、规划采购管理

俗话说:凡事预则立不预则废,项目的采购管理亦是如此。由于公司人力资源限制,分配给本项目的资源有限,为保证项目整体进度,经过对成本和效率进行比较,我们将项目中的库存扫码这一附属功能进行外包,并征得了业主方的认可。根据项目管理计划以及进度、成本等资源的估算,我们查看需求文件,对需要外包的子项目制作了《采购管理计划》、《采购工作说明书》,计划采取招标方式选择供货商。《采购说明书》定义了与合同范围,完成期限及可交付成果。然后与业主方、监理方一起确定了供方选择标准等一系列文件,作为采购管理工作的方向和指南。

2、实施采购

在制定好《采购管理计划》之后,我们在相关网站发布招标公告,一共有7家公司响应这次投标,购买了标书,在开标前,我们组织投标人会议,7家公司均前来参加并按时提交了投标文件。在开标和投标当天,我们组织了5名技术、经济领域的专家组成评标小组,对照《招标文件》《采购工作说明书》以及我们制定的评分标准对参与投标的公司进行打分。根据评分结果,评标小组对7家公司进行了排名,其中3家公司从技术、价格、交货时间等方面完全满足我们的需要,其余四家公司均有一项或两项指标不达标。我们对投标结果进行了公示,从达标的三家公司,我们按照报价,选择了相对价格较低的F公司作为中标单位并签订了采购合同。

3、控制采购

与F公司的合同签订之后,我们开始督促F公司根据合同约定的双方的权利、义务履行合同责任。我们按照合同约定在合同签订五个工作日内支付了20%的定金,待产品全部交付之后,支付剩余货款。定金支付后,F公司一开始完全按照我们的要求进行产品的开发,开发进度也能够与项目总体要求相匹配。项目进展到中期,业主方提出扫码系统的一项变更,经过分析以及CCB批准同意,此项变更我们也按合同要求提交给F公司,但由于他们的开发人员在理解上出现偏差,导致在编码测试时出现问题。发现问题后,我及时与F公司该项目经理沟通,要求他根据编码问题回溯需求文件,并作出修改。由于我在项目进度中设置了冗余时间,此问题造成的延误并没有影响到项目的整体进度。

4、结束采购

采购合同履行结束后,我们按照合同约定支付了F公司剩余费用,将采购合同按公司要求归档保存,并完成了相关发票及业务单据的入账。为更好的总结此次采购中的经验教训,我们又申请审计部门对此次采购过程进行审计,对采购过程中的经验教训进行总结:(1)在项目的实施过程中,变更不可避免,出现变更后,一定要严格按照变更控制流程,由变更发起人提交书面申请,评估分析对项目的影响,经过CCB批准后实施,并做好实施结束后的验证工作,尤其是变更涉及合同内容调整时,更需要及时完成相应的手续。(2)在今后的采购工作中,确保采购需求的无二义性至关重要。不管是初始的需求还是经过批准的变更请求,都需要与供货方确认理解意思一致。(3)另外,在此次采购中,投标方资质的评价标准比较完善,综合考虑了供货的进度、质量以及价格,对各个方面的权重设计合理,也是确保这次采购工作保质保量完成的重要原因。 上述经验、教训我们都记录到此次采购的过程总结中,成为今后工作的组织过程资产。

【结尾语】

经过我们团队的不懈努力,历时半年,本项目终于于2019年10月底,通过了业主方组织的验收,为用户解决了通过对销售业务全过程的在线管理,实现企业多个产品模块多维度、立体化的实时数据分析与展现,使企业的销售运营管理上了一个新的台阶,得到了业主的好评。项目的成功得益于我有效的采购管理。当然,在本项目中,还有一些不足之处,比如,业主方出现需求变更后,经过批准的需求变更与分包方沟通不清,导致进度出现偏差,不过,经过我后期的纠偏,并没有对项目产生什么影响。在后续的学习和工作中,我将不断地充电学习,进一步加强与同行的交流,提升自己的业务和管理水平,力争为我国的信息化建设做出自己的努力。

【备注】

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