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论项目管理的干系人管理

【摘要】

2019年5月，我作为项目经理参与了xx省xx国有纺织企业销售erp信息系统的开发建设工作，该项目总投资180万元人民币，建设工期为6个月。通过该项目的建设，利用信息化技术手段，解决了该国有纺织企业销售系统内部管理不畅，管理手段落后等问题，实现了企业内部销售合同审批、在线订单、产销存实时监控、多维度立体化销售数据分析等方面的功能。该项目于2019年10月底通过了业主方的验收，赢得了用户好评。本文结合作者的实际经验，以该项目为例，讨论了信息系统项目建设过程中的干系人管理，主要从识别干系人、规划干系人管理、管理干系人参与、控制干系人参与几个方面进行了阐述。

【正文】

2019年5月，我作为项目经理参与了xx省xx国有纺织企业销售erp信息系统的开发建设工作，该项目总投资180万元人民币，建设工期为6个月。通过该项目的建设，利用信息化技术手段，解决了该国有纺织企业销售系统内部管理不畅，管理手段落后等问题，实现了以下功能：（1）在业务运行过程中，以销售合同为主线，从合同签订到订单执行完毕的业务流程全过程的在线处理，切实提高了该企业销售业务运营效率。（2）实现了客户下单在线处理。（3）产销存全过程实时在线，使各相关领导能够对生产、仓储、销售全过程运行情况及时掌握。（4）为领导层实现了多维度、立体化的数据分析与展现，使领导层能够更加准确、及时的对业务战略方向做出指导。考虑到软件的易用性和可移植性，整个产品以业内知名的k3/cloud为核心进行定制开发，业务架构上贯穿流程驱动与角色驱动思想，采用三层C/S体系结构，Oracle11g数据库，采用JAVA编程语言，支持各类平台的接口。 由于本项目的顺利上线涉及到业务的考核，而项目涉及部门多、干系人多，因此，项目的干系人管理非常重要。在本项目中，我作为项目经理除了对其余管理领域进行了恪尽职守的管理外，特别对项目的干系人管理从如下几个方面进行了管理。

2、识别干系人

识别能影响项目或者受项目影响的全部人员、群体或者组织，并分析和记录他们的相关信息，是进行干系人管理的前提。本项目的干系人包括业主方、我公司相关人员、项目组团队成员、团队成员原所属部门、监理方等各个方面的人员，我们在项目启动阶段，根据《项目章程》等相关文件，采用干系人分析和会议等方式，识别出项目的大部分干系人，并把这些干系人的信息登记进《干系人登记册》，《干系人登记册》包含了干系人的基本信息、评估信息、干系人分类等内容。作为项目经理的我深知，干系人识别并非一蹴而就，还会有隐藏的干系人出现，对这些我们都提前做了预案分析。根据干系人登记册，我们对干系人按照权利/利益方格进行了分类，以便于在后续的干系人沟通过程中有的放矢。

2、规划干系人管理

凡事预则立不预则废，项目的干系人管理亦是如此。规划干系人管理就是基于干系人的需求、利益及对项目成功的潜在影响的分析，制定合理的管理策略，来有效调动干系人参与整个项目周期的过程，根据这一过程做出的《干系人管理计划》为干系人管理提供了方向和指南。 做过多年项目的我深知，规划干系人管理是一个反复的过程，需要定期开展。因此，我根据干系人权利/利益方格及干系人分析矩阵，把项目各个时期干系人的影响做了可视化的图表展示，评估出每个干系人在项目中的影响大小，并将这些影响按照权重大小进行排序，以便重点做好最这些干系人的管理。

3、管理干系人参与

管理干系人参与是在整个项目生命周期中，与干系人进行沟通和协作，已满足他的需求和期望，解决实际出现的问题，并促进干系人合理参与项目活动的过程，通过这一过程，帮助我提升干系人对项目的支持，把干系人的抵制降到最低。我们根据本项目特点及以往项目经验，尽最大可能让项目干系人，尤其是项目各阶段的主要影响干系人参与到项目计划中来。根据项目的《干系人管理计划》、《沟通管理计划》，我们设计了相应的进度、绩效沟通报表（图）。比如对权力大、利益大的客户方销售副总，因为他是项目的发起人，也是业务需求的主要干系人，我们除了在项目的启动会议、阶段总结会议上邀请他参加以外，对项目的进度、质量保证、控制措施也定期采用报告、报表的方式进行汇报，使其了解项目进展。对项目开展过程中，干系人提出的变更请求，在充分沟通征得理解的基础上，我们采取正规的变更流程，通过CCB进行审批，保证了项目范围不发生蔓延和镀金行为。

4、控制干系人参与

随着项目进展和环境变化，为了维持并提升干系人参与活动的效率和效果，我们需要在项目过程中全面监督项目干系人之间的关系，根据变化适时调整策略和计划。在本项目的进展过程中，业主方财务中心负责人一开始对项目工作非常支持，愿意把本部门的业务系统链接到平台，在应收账款往来中共享数据，同时在调用本系统的物流单据直接用于结算运输费用的依据。但临近系统接入阶段，该负责人又提出由于担心财务数据泄露，不同意财务系统与销售系统的接口。但这样会造成销售业务操作人员一套数据要在两个系统中分别操作的情况，既增加了工作量又降低了准确性。鉴于这种情况，我首先与该负责人沟通，告知其采用分级设定权限的方式不会导致财务信息的泄露，并向其展示了本系统的安全保证策略，另一方面，通过业主方项目发起人进一步沟通说明情况，最终打消了财务中心负责人的顾虑，顺利实现了业务系统与财务系统的数据接口问题。

【结尾语】

经过我们团队的不懈努力，历时半年，本项目终于于2019年10月底，通过了业主方组织的验收，为用户解决了通过对销售业务全过程的在线管理，实现企业多个产品模块多维度、立体化的实时数据分析与展现，使企业的销售运营管理上了一个新的台阶，得到了业主的好评。项目的成功得益于我有效的干系人管理。当然，在本项目中，还有一些不足之处，比如，在项目的干系人识别时，一开始忽视了财务中心负责人这个隐含的项目干系人，导致在销售系统与财务系统的接口过程中出现问题，不过，经过我后期的纠偏，并没有对项目产生什么影响。在后续的学习和工作中，我将不断地充电学习，进一步加强与同行的交流，提升自己的业务和管理水平，力争为我国的信息化建设做出自己的努力。

【备注】

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