1、事先制定一个例会制度，如确定例会的时间、参加人员范围及一般议程等；
2、放弃可开可不开的会议；
3、明确会议的目的和期望结果；
4、发布会议通知，明确会议目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题等；
有一种被广泛采用的决策方法是：广泛征求意见，少数人讨论，核心人员决策。许多会议不需要项目全体人员参加，因此需要根据会议的目的来确定参会人员的范围。
5、在会议之前将会议资料发给参会人员，要求提前阅读，直接在会上讨论，以节约会议时间；
6、对于有异地成员参加或者需要演示的场合，可以借助视频设备；
7、明确会议规则，如指定主持人，明确主持人的职责，以对会议进行有效控制；
8、会议要有纪要，会议后要总结，提炼结论；
9、做好会议的后勤保障，如兼有联络感情的会议，可选择一个合适的地点，提供餐饮、娱乐和礼品，制定一个有张有弛的会议议程等。
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