(4) 适当的增加压力。在项目开发过程中偶尔对开发人员加压可以达到在一定程度上加快进度的目的,不过项目经理要掌握好一个度的问题,否则它也会带来一些负面效果。首先,这种方法的有效期是有限的,员工的工作时间与效率在超过某个度后是将成反比关系,
即工作时间越长,效率下降越快;其次,与建筑业一样,过度的压力会带来质量隐患,因为大脑在疲劳时犯的错误要远远高于平时水平,不论是对于开发还是测试;最后,这种方法最严重的副作用就是人员流动,最坏的情况是整个项目组的成员都受不了,全跳槽了。
1·2 沟通管理
在上面我们说到,IT项目管理最核心的问题就是人的管理问题。从IT项目管理的经验看来,项目经理90%的精力是用于和客户、公司职能主管和上层领导、项目团队以及其他项目相关方的沟通和协调。
因此,项目实施的过程就是一个通过项目管理,充分调动人的积极性,提高项目实施效能,实现项目共同目标的过程。绝大多数失败的项目都不存在一个说得出口的技术障碍,而障碍却来自人员之间的联系问题、对上级或对雇主失望或工作缺乏动力等。
典型例子是某集团耗资几千万的ERP项目最终弃之不用,原因是开发出的软件不是用户所需要的,增加了工作量反而没提高用户的满意度。不难看出,造成这种尴尬的局面的根本原因是沟通失败。因此,沟通从某种意义上讲是项目成功的基础,项目管理的失败在很多情况下是因为沟通的失败。
那么项目管理中的沟通管理应该要注意哪些方面的问题呢?我认为应该特别关注沟通计划编制、沟通的信息发送和沟通技巧这三个方面。
1·2·1沟通计划编制
项目沟通计划是项目整体计划中的一部分,它的作用非常重要,也常常容易被忽视。很多项目中没有完整的沟通计划,导致沟通非常混乱。有的项目沟通也还有效,但完全依靠客户关系或以前的项目经验,或者说完全靠项目经理个人能力的高低。
然而,严格说来,一种高效的体系不应该只在大脑中存在,也不应该仅仅依靠口头传授,落实到规范的计划编制中很有必要。因而,在项目初始阶段也应该包含沟通计划。沟通计划决定项目相关方的信息沟通需求,谁要什么信息,什么时候需要,怎样发送。
在编制项目沟通计划时,最重要的是理解组织结构和做好项目相关方分析。项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响,比如组织要求项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告,那么沟通计划中就必须包含这条。
项目相关方的利益要受到项目成败的影响,因此他们的需求必须予以考虑。最典型也最重要的项目相关方是客户,而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目相关方。所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好,
都是需要细致分析的。
1·2·2 沟通的信息发送
沟通的信息发送实际上讲的就是沟通的方式,我们在沟通时要选择一种最佳的沟通方式才能取得理想的沟通效果,保证项目的顺利开展。沟通的方式包括会见、演讲、会议、谈判、调查和报告等,项目经理应考虑惯例或根据经验和目前的形势选择与相关方沟通的方式。
现在的信息技术已经得到了广泛的应用,项目经理可以把一些项目文件通过电子邮件,或者通过专业的管理软件来进行沟通。这样使沟通即及时方便又能让项目相关方觉得沟通无处不在,创造出沟通的氛围,使之也加人进来,这样的沟通就取得了小小成果了。
1·2·3沟通的技巧
一个高素质的团队组织者和协调管理者所发挥的作用往往对项目的成败起决定作用,一个优秀的项目经理必然是一个善于沟通的人。沟通研究专家勒德洛提到:高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通,普通管理者约花50%的时间用于传播信息。
可见,沟通的效率直接影响管理者的工作效率。项目经理在项目中的沟通包括四个方面:客户的沟通、项目团队的沟通、公司职能部门的沟通和公司高层管理的沟通。首先,与项目经理客户的沟通,是向客户提供产品和服务。
所以项目经理在与客户沟通的时候更注重表现的是自己的业务精通、实施经验丰富、客户选择的高明,要诚信、热情,帮助客户解决实际问题;其次,项目经理与项目团队的沟通。首先要培养团队的协作精神,创造一个团结的气氛。
然后通过项目例会等机会加强与团队的沟通。在处理冲突时,根据现场情况采取面对、妥协、圆滑、强制或撤退模式来缓解冲突。另外项目经理还要学会聆听的技巧;最后,与公司职能部门的沟通和高管层的沟通。项目经理在他们沟通的时候要体现自己做事的果断、有丰富的技术经验和较强的沟通能力,
但不要忘了要在沟通过程中表达目前和将来在该项目上需要得到公司的支持。
2 结语
综上所述,IT项目管理的重点之一就是对人的管理。人力资源管理和沟通管理两者面向的对象都是人,所以在以后的项目管理中要加强对这两种管理的重视程度,这将会大大提高项目的成功率,尤其是在当今大力倡导和推行以“以人为本”为根本基点和本质特征的现代化企业管理的时代,
员工的人生价值与企业价值之间更是相互依存、相得益彰,如何更好的开发人力资源、发掘和培养员工潜能这些都是企业必须面对和解决的问题。
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